Custom ATS vs. SaaS: Was ist besser für Ihr Unternehmen?
Ein ehrlicher Vergleich zwischen dem Aufbau eines eigenen ATS und der Nutzung einer SaaS-Lösung. Für HR-Manager und CTOs, die eine strategische Entscheidung treffen möchten.
Door Ingmar van Maurik · Founder & CEO, Making Moves
Der ATS-Markt wächst, aber passt er zu Ihnen?
Es gibt Hunderte von ATS-Systemen auf dem Markt. Greenhouse, Lever, Workable, Recruitee, Personio, Teamtailor, die Liste ist endlos. Sie alle versprechen dasselbe: Ihren Hiring-Prozess zu optimieren, Kandidaten besser zu verwalten und die Time-to-Hire zu verkürzen.
Doch die eigentliche Frage lautet: Passt ein Standard-SaaS-ATS zu Ihrer spezifischen Situation? Oder zahlen Sie monatlich für Funktionen, die Sie nicht benötigen, während Ihnen die Funktionen fehlen, die Sie tatsächlich brauchen?
In diesem Artikel liefern wir einen ehrlichen Vergleich zwischen einem SaaS-ATS und einem maßgeschneiderten System. Kein Verkaufsgespräch, sondern eine strategische Analyse für HR-Manager und CTOs, die eine fundierte Entscheidung treffen möchten.
Was ein SaaS-ATS bietet
Ein Standard-ATS bietet Ihnen sofort einsatzbereite Funktionalität:
Für Unternehmen mit weniger als 50 Einstellungen pro Jahr und einem relativ standardmäßigen Recruiting-Prozess ist dies oft ausreichend. Die Implementierungszeit ist kurz (Tage bis Wochen), es wird kein technisches Team benötigt, und die Kosten sind vorhersehbar.
Die versteckten Kosten von SaaS
Doch hinter der vorhersehbaren monatlichen Rechnung verbergen sich versteckte Kosten, die viele Unternehmen erst später entdecken:
Eine aktuelle Analyse zeigt, dass die tatsächlichen Gesamtkosten eines SaaS-ATS im Durchschnitt 40-60 % höher liegen als der beworbene Preis.
Wo SaaS an seine Grenzen stößt
Maßgeschneiderte Assessments
Die meisten ATS-Systeme bieten keine integrierten, individuellen Assessments. Sie müssen ein separates Tool anbinden, etwa TestGorilla, Harver oder SHL, was zusätzliche Kosten und Integrationsprobleme mit sich bringt. Das Ergebnis ist eine fragmentierte Candidate Experience: Erst im ATS bewerben, dann einem Link zu einem externen Assessment-Tool folgen, und anschließend müssen die Ergebnisse manuell oder über eine wackelige API-Schnittstelle zurücksynchronisiert werden.
Mit einem eigenen Assessment-System vermeiden Sie diese Fragmentierung vollständig. Assessments werden Teil des Flows, nicht ein nachträglicher Gedanke.
AI-Funktionalität
Viele ATS-Anbieter kleben "AI" auf ihr Marketing, doch die tatsächliche Funktionalität ist begrenzt. Was sie AI nennen, ist oft nicht mehr als:
Echte AI im Hiring bedeutet prädiktive Modelle, die von Ihren erfolgreichen Einstellungen lernen, Bias-Erkennung und kontinuierliche Kalibrierung. Das erfordert Zugang zu Ihren Daten und die Freiheit, Modelle auf Ihren spezifischen Kontext zu trainieren.
Dateneigentum
Dies ist möglicherweise das am meisten unterschätzte Problem bei SaaS. Ihre Kandidatendaten, Assessment-Ergebnisse, Hiring-Analytics und Erfolgsmuster liegen beim Anbieter. Möchten Sie wechseln? Dann stellen Sie fest, dass:
Wie wir in unserem Artikel über Dateneigentum beschreiben, sind Ihre Hiring-Daten ein strategisches Asset. Sie an einen Anbieter abzugeben, ist vergleichbar mit dem Outsourcing Ihrer Kundendaten an einen Drittanbieter.
Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
Sie möchten einen individuellen Hiring-Flow? Ein spezifisches Scoring-Modell für eine bestimmte Abteilung? Integration mit Ihrem eigenen BI-Tool oder Data Warehouse? Bei den meisten SaaS-ATS-Systemen sind Sie auf das beschränkt, was der Anbieter bietet. Anpassungen beschränken sich auf:
Grundlegende Änderungen am Flow, an der Scoring-Logik oder an der Datenstruktur sind schlicht nicht möglich. Sie passen Ihren Prozess an das Tool an, statt umgekehrt.
Wann sich ein Custom ATS lohnt
Ein eigenes System ist die bessere Wahl, wenn Sie mehrere dieser Kriterien erfüllen:
Die Build-or-Buy-Entscheidungsmatrix
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Für eine tiefergehende Analyse dieses Abwägungsprozesses lesen Sie auch unseren Artikel über Build vs. Buy für Hiring-Plattformen.
Die Investition im Vergleich
SaaS-ATS: laufende Kosten
Ein SaaS-ATS kostet €500-€2.000/Monat für eine Mittelstandslösung. Addieren Sie Assessment-Tools (€200-€500/Monat), zusätzliche Integrationen (€100-€300/Monat) und Add-ons. Über 3 Jahre summiert sich das schnell auf €30.000-€100.000, ohne Eigentum an den Daten oder dem System.
Und jedes Jahr kommen Preiserhöhungen hinzu. Die durchschnittliche jährliche Preiserhöhung bei SaaS-ATS-Anbietern liegt bei 8-15 %.
Custom ATS: einmalige Investition
Ein maßgeschneidertes System ist eine einmalige Investition. Nach der Entwicklung haben Sie:
Der Break-even-Punkt liegt typischerweise bei 12-18 Monaten. Danach sparen Sie jedes Jahr im Vergleich zu SaaS.
Praxisbeispiel: ein Tech-Scale-up
Ein niederländisches Tech-Scale-up mit 150 Einstellungen pro Jahr nutzte eine Kombination aus Greenhouse (€1.500/Monat), TestGorilla (€400/Monat) und diversen Integrationen. Jährliche Gesamtkosten: €28.000+, ohne interne Stunden für das Management.
Nach dem Umstieg auf ein eigenes Hiring-System:
Fazit und wichtigste Erkenntnisse
Die Wahl zwischen einem SaaS-ATS und einem maßgeschneiderten System hängt von Ihrer Situation ab:
Wählen Sie SaaS, wenn:
Wählen Sie Custom, wenn:
Der Trend ist eindeutig: Immer mehr Unternehmen, die Hiring als strategischen Vorteil ernst nehmen, entscheiden sich für ein eigenes System. Die anfängliche Investition ist höher, aber der langfristige ROI ist unübertroffen.
Möchten Sie wissen, was ein maßgeschneidertes Hiring-System für Ihre Organisation bedeuten kann? Nehmen Sie Kontakt auf für ein unverbindliches Gespräch oder entdecken Sie unsere AI-Hiring-System-Lösung.