Como sustituir multiples herramientas de RR.HH. por un unico sistema
El departamento de RR.HH. promedio gestiona de 6 a 12 herramientas. Descubra como sustituirlas por un sistema integrado que funciona mejor y cuesta menos.
Door Ingmar van Maurik · Founder & CEO, Making Moves
El problema de la jungla de herramientas de RR.HH.
El departamento de RR.HH. promedio de una empresa en crecimiento utiliza entre 6 y 12 herramientas diferentes. Un ATS para la gestion de candidatos, una plataforma de evaluacion independiente, una herramienta de planificacion para entrevistas, un sistema de onboarding, un HRIS para datos de empleados, y ademas hojas de calculo, correo electronico y Slack para la comunicacion diaria.
Cada herramienta fue elegida en su momento para resolver un problema especifico. Pero juntas crean un nuevo problema: la fragmentacion. Los datos estan dispersos en multiples sistemas, los reclutadores saltan constantemente entre pantallas y falta una vision global del proceso de contratacion.
Este articulo muestra como puede sustituir esa proliferacion de herramientas por un sistema integrado, cuales son los beneficios y como ejecutar la transicion con exito.
El coste real de la fragmentacion de herramientas
Antes de analizar la solucion, es importante comprender el impacto de la fragmentacion. Los costes son tanto directos como indirectos.
Costes directos
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Costes indirectos
Los costes indirectos son al menos igual de elevados, pero rara vez se miden:
El total de costes directos e indirectos para una empresa de 100 a 500 empleados oscila tipicamente entre 40.000 y 100.000 euros al ano. Una cifra que a menudo amortiza la inversion en un sistema propio en menos de un ano.
Que entendemos por un unico sistema
Un sistema de contratacion integrado combina las funciones esenciales de multiples herramientas en una sola plataforma:
La gestion de candidatos y el seguimiento del pipeline constituyen la base, comparable a un ATS tradicional pero con mayor flexibilidad en el flujo. Usted define sus propias etapas, reglas y automatizaciones.
Las evaluaciones integradas ya no son una herramienta externa sino una parte nativa del proceso. Los candidatos completan las evaluaciones dentro del mismo entorno donde se postulan. Los resultados se vinculan automaticamente al perfil del candidato y se incorporan en la puntuacion.
La planificacion inteligente se sincroniza con las agendas de los responsables de contratacion y los entrevistadores. Los candidatos eligen un horario conveniente entre las franjas disponibles, sin interminables intercambios de correos.
La analitica en tiempo real proporciona informacion sobre todo el embudo: desde la fuente hasta la contratacion, con tasas de conversion por etapa, tiempos de ciclo y metricas de calidad. Sin necesidad de compilar informes de multiples fuentes, sino un panel en vivo siempre actualizado.
El soporte de decisiones con AI va mas alla de lo que ofrecen herramientas individuales. Como todos los datos residen en un sistema, la AI puede reconocer patrones que serian invisibles si estuvieran distribuidos entre multiples herramientas. Piense en que puntuaciones de evaluacion predicen el exito en roles especificos, que fuentes proporcionan los mejores candidatos y donde estan los cuellos de botella en su proceso.
La transicion: como abordarla
Paso 1: mapee su stack actual
Comience con un inventario de todas las herramientas involucradas en la contratacion. Piense mas alla de las herramientas oficiales. Con frecuencia tambien se utilizan:
Para cada herramienta, elabore un resumen de que funciones se utilizan realmente, cuales son los costes y quienes son los usuarios. Descubrira que muchas herramientas solo se aprovechan entre un 30 y un 40 por ciento de su capacidad.
Paso 2: defina su flujo de contratacion ideal
Antes de construir un sistema, necesita saber que desea. Describa su flujo ideal de principio a fin:
Este es un momento excelente para mejorar su proceso, no solo digitalizarlo. Examine criticamente los pasos que existen porque siempre han estado ahi, no porque aporten valor.
Para inspirarse sobre como es un embudo de contratacion eficaz, consulte nuestro articulo sobre el embudo de contratacion perfecto.
Paso 3: elija el socio de desarrollo adecuado
Construir su propio sistema no es algo que haga solo. Necesita un socio que entienda como funciona la contratacion y tenga la experiencia tecnica para traducirlo en software. Preste atencion a:
Paso 4: migre por fases
No intente cambiar todo de una vez. Un enfoque por fases reduce el riesgo y da a su equipo tiempo para adaptarse:
Fase 1 (mes 1-2): Construya el nucleo, la gestion de candidatos y el flujo de contratacion principal. Ejecute en paralelo con su ATS existente.
Fase 2 (mes 2-3): Integre evaluaciones y puntuacion. Comience con un piloto para un numero limitado de posiciones.
Fase 3 (mes 3-4): Anade analitica, planificacion y funciones de AI. Amplie el piloto a todas las posiciones.
Fase 4 (mes 4-5): Desactive sus herramientas existentes. Migre los datos historicos donde sea relevante.
Paso 5: forme a su equipo
La mejor herramienta es inutil si nadie la usa. Invierta en:
Resultados reales: que puede esperar
Las empresas que realizan la transicion a un sistema integrado reportan consistentemente resultados solidos:
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Estas cifras se basan en empresas de 100 a 500 empleados y de 50 a 300 contrataciones al ano. Los resultados exactos varian, pero la direccion es consistente.
Objeciones frecuentes
No es arriesgado poner todo en un solo sistema? Menos arriesgado de lo que parece. Un sistema bien construido tiene mejor tiempo de actividad que la mayoria de las herramientas SaaS, y usted tiene control total sobre copias de seguridad y recuperacion ante desastres. Ademas, elimina el riesgo de fallos de integracion, que actualmente es una de sus mayores vulnerabilidades.
Que pasa si nos falta una funcion que tenia una herramienta especifica? Un sistema propio es por definicion extensible. Las funciones que faltan se pueden construir. La diferencia es que solo construye lo que necesita, en lugar de pagar por funciones que no utiliza.
La inversion inicial no es demasiado alta? La inversion es mayor que un mes de licencia SaaS, pero menor que lo que paga en 2 a 3 anos por herramientas separadas. Pienselo como la diferencia entre alquilar y comprar: los costes mensuales son mas bajos y usted genera valor.
Conclusiones clave
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